PRATICHE DEI CLIENTI ON LINE

Le risorse dedicate dal nostro Studio alla gestione del rapporto con i clienti si avvalgono di software appositamente realizzati che permettono la gestione e la conservazione di tutti i dati relativi allo svolgimento della pratica. Il progetto Notaio in rete consente al notaio digitale di interagire efficacemente con i propri clienti attraverso la gestione delle pratiche notarili in modalità telematica e l’erogazione alla clientela di servizi digitali avanzati.

Il nostro studio, in questo modo, consente a clienti privati e imprese di seguire lo stato di avanzamento della Pratica online.

Con il servizio di Pratica online, evidenziato nella nostra homepage ed accessibile attraverso le password consegnate in sede di stipula, il cliente ha a disposizione uno strumento efficace che permette di monitorare in tempo reale lo stato di avanzamento della propria pratica, con l’evidenza dell’effettuazione dei vari adempimenti correlati di competenza dello Studio notarile.

In particolare, il cliente può vedere in tempo reale lo stato dell’istruttoria, i documenti acquisiti e, se vuole, può anche caricare documenti ed informazioni nel sistema di Gestione dei Notai Informatizzati Online (GeNIO), appositamente sviluppato da un pool di notai digitali per dare assoluta trasparenza al Cliente sul lavoro effettivamente svolto dal notaio e dai suoi collaboratori.

FASCICOLO DEL CLIENTE ON LINE

Il nostro Studio mette a disposizione dei propri clienti sulla piattaforma di Gestione dei Notai Informatizzati Online (GeNIO) una cartella digitale che contiene tutti i documenti del loro rogito: la copia digitale firmata dell’atto notarile, la ricevuta telematica di registrazione dell’atto, inviata dall’Agenzia delle Entrate, gli adempimenti telematici presso gli uffici pubblici.

Oggi tutti gli adempimenti notarili sono per legge telematici.

Il fascicolo notarile on line, consente al Cliente di visionare e verificare gli originali inviate dalle pubbliche amministrazioni al notaio, invece di riceverne una mera stampa su carta.

Il fascicolo notarile on-line resta a disposizione del Cliente a tempo indeterminato come gli originali cartacei che da secoli i notai conservano.

A differenza dei documenti cartacei, la cui emissione ha un costo, le copie digitali sono disponibili gratuitamente per il Cliente nel suo fascicolo on-line, indipendentemente dal numero di consultazioni e di stampe effettuate!

ATTO CHIARO

La chiarezza, la semplicità e la comprensibilità di quanto viene sottoscritto sono fra le esigenze più sentite dal cliente che si avvale della prestazione professionale del notaio.

Gli atti notarili possono spesso risultare scritti in modo eccessivamente tecnico, così come non è sempre facile districarsi tra i numerosi adempimenti a carico delle parti che derivano dalla stipula di un atto notarile.

Con il servizio “Atto chiaro” il nostro Studio non soltanto offre la possibilità di sottoscrivere un atto notarile caratterizzato da un testo estremamente chiaro ed intellegibile anche ai non tecnici, ma è altresì in grado di mettere a disposizione del cliente un supporto personalizzato, al fine di aiutarlo a fare chiarezza tra i vari adempimenti posti a suo carico sia nella fase preliminare alla stipula dell’atto sia in quella successiva.

Nel caso dell’acquisto di un immobile, il nostro Studio assicura infatti un affiancamento diretto e continuo al cliente divenuto proprietario dell’immobile durante i 12 mesi successivi all’acquisto dello stesso.

In particolare il cliente che si avvale di “Atto chiaro” avrà la possibilità di essere seguito e supportato dal nostro Studio in relazione all’informazione ed allo svolgimento delle pratiche relative ai principali obblighi ed oneri posti a suo carico in quanto proprietario di un immobile(adempimenti e scadenze fiscali, IMU, Tassa rifiuti, detrazioni fiscali per il mutuo, assicurazione dell’immobile, detrazioni fiscali per la ristrutturazione dell’immobile, problematiche condominiali, ecc..).

Il notaio digitale accompagna e supporta l’acquirente fino al raggiungimento di un livello di autonomia nella gestione degli adempimenti legati all’acquisto ed alla tenuta di un immobile.

IL NOTAIO COME RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI

Il notaio è da sempre il pubblico ufficiale deputato alla certificazione delle transazioni e il notaio digitale é il soggetto più qualificato esistente per la conservazione di documenti legali informatici.

L’avvento dell’era digitale sta portando aziende e organizzazioni ad adeguare le proprie strutture alle nuove procedure digitali, con l’introduzione e la diffusione della pratica di dematerializzazione (conversione in formato digitale di un qualunque documento cartaceo di pertinenza aziendale) e successiva conservazione a norma.

Si è così aperta per il Notaio la grande opportunità di rinnovare la sua funzione storica, assumendo ora un ruolo rilevante proprio nell’ambito delle procedure di dematerializzazione documentale e conservazione sostitutiva.

La normativa in materia di conservazione non impone la figura del notaio come “Responsabile della Conservazione”, tuttavia l’intervento del Notaio apporta un significativo valore aggiunto all’intera procedura, riscontrabile nell’aumento dell’efficacia probatoria del documento dematerializzato e conservato a norma. Il documento digitale munito di certificazione notarile acquisisce infatti validità fino a querela di falso, senza possibilità di disconoscimento (eventualità invece ampiamente riscontrabile in caso di conservazione senza certificazione notarile).

Laddove nominato dal cliente Responsabile della Conservazione, il notaio diventa supervisore dell’intero processo di dematerializzazione e conservazione documentale, nonché garante della veridicità e autenticità del documento portato in conservazione e della corretta esecuzione delle operazioni effettuate.

La partecipazione del Notaio a presidio e supervisione del processo dota il documento conservato della medesima validità legale del documento originale.

IL NOTAIO COME DELEGATO DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI

Il notaio digitale opera anche come delegato del Responsabile della conservazione dei dati digitali, soprattutto quale Delegato del Commercialista dell’impresa, in particolare nei settori dell’escrow delle chiavi di cifratura e della conservazione dei dati amministrativi e contabili.

Il notaio, in questo contesto, si occupa in particolare della fase preliminare del processo di conservazione, con riferimento soprattutto alla chiusura dei lotti di conservazione, alla certificazione di conformità ed all’invio delle impronte alle agenzie fiscali, assumendosi in questo modo le responsabilità tecniche del processo.

DEPOSITO IN ESCROW DI CODICE SORGENTE

Nell’era digitale l’erogazione dei servizi di molte società si basa sull’utilizzo in licenza di specifici software, a cui le aziende affidano, anche se indirettamente, la garanzia di continuità dell’erogazione dei loro servizi.

Posta la quasi totale dipendenza dell’efficienza operativa di tali realtà economiche dalla fruizione di un asset digitale non in loro diretto possesso, ma in licenza da parte di una software house che mantiene il possesso dei codici sorgente alla base del funzionamento del software stesso, l’azienda utilizzatrice sente sempre più il bisogno di tutelarsi dall’eventualità che la società produttrice di software si trovi impossibilitata a rendere disponibile il bene oggetto di contratto di licenza.

Il nostro studio notarile dispone delle tecnologie e del know-how necessario per accettare in deposito il codice sorgente a tutela dell’utilizzatore/committente rispetto a situazioni patologiche che possono interessare la società che ha sviluppato il codice sorgente.

Il notaio digitale, avvalendosi del sistema di conservazione eWitness, è in grado di garantire la segretezza e l’integrità nel tempo del codice sorgente. Nella sua veste di giurista e pubblico ufficiale imparziale, è infatti il soggetto più qualificato per risolvere le questioni giuridiche e pratiche che si verificano in caso di deposito in escrow del codice sorgente.

GENERAZIONE E DEPOSITO DI CHIAVI DI CIFRATURA

Sono sempre più numerose oggi le società che adottano infrastrutture tecnologiche a semplificazione dei propri processi di business. L’utilizzo di architetture di firma grafometrica per la sottoscrizione di documenti e contratti è una manifestazione della crescente digitalizzazione delle procedure.

La firma grafometrica é particolarmente diffusa nei settori bancario, sanitario ed assicurativo, in quanto garantisce il pieno controllo sulla procedura di generazione dei documenti informatici ed una loro agevole sottoscrizione elettronica anche da parte di chi non dispone di una smartcard di firma digitale.

In tale contesto, il deposito delle chiavi di firma è un servizio altamente richiesto, che scaturisce da una volontà di semplificazione procedurale in un contesto generale di sicurezza di dati e procedure.

Il nostro Studio, grazie a eWitness, dispone delle tecnologie e del know how necessario per procedere a deposito sicuro delle chiavi di cifratura e decifratura di firma grafometrica, che è tipo di firma elettronica avanzata ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale, e procedere eventualmente alla loro ricomposizione ed estrazione.

Il notaio, anche in questo caso è figura fondamentale per il suo ruolo di responsabile del deposito e del rispetto dei requisiti di sicurezza, e in quanto tale:

– tutela l’intero processo di generazione delle chiavi;

– garantisce che l’azienda utilizzatrice di firma grafometrica non sia entrata in possesso di chiave privata di decifratura del dato biometrico;

– su incarico dell’azienda cliente, procede alla ricomposizione ed esibizione delle biometrie eventualmente oggetto di disconoscimento di firma.

COPIE ED ESTRATTI DI DOCUMENTI INFORMATICI

Il notaio digitale é in grado di rilasciare copie ed estratti di documenti informatici, laddove per documento informatico si intende “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

La Legge notarile ed in particolare il suo Regolamento attuativo consentono infatti ai notai di “rilasciare copie o estratti di documenti ad essi esibiti e di libri commerciali”.

L’estratto di un documento consiste nella sua riproduzione parziale, mentre la copia riguarda l’intero contenuto dell’originale.

Il presupposto di tale attività di redazione e rilascio di copie ed estratti è che una persona identificata dal notaio gli presenti in modo verificabile un documento informatico.

Nello specifico, al fine del rilascio di un estratto notarile delle scritture contabili di una impresa per fini giudiziari, ai sensi dell’articolo 634 c.p.c., il notaio deve verificare che il lotto di conservazione di cui dette scritture contabili fanno parte sia stato formato e quindi posto in conservazione nel rispetto delle vigenti disposizioni di legge e regolamentari.

Contattando il nostro studio riceverete tutte le informazioni in relazione alla documentazione ed ai costi relativi al rilascio di copie ed estratti di documenti informatici.

COPIA CERTIFICATA DI SITI WEB

Ai sensi dell’articolo 23 del Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 – CAD), il notaio può rilasciare copie certificate di documenti informatici.

Pertanto il notaio, nel caso del sito web, si deve accertare se questo abbia le caratteristiche tecnicheper potere essere definito un “documento informatico”.

Solo in tal caso potrà rilasciarne copia integrale o parziale certificata ai sensi dell’articolo 23 del CAD e la copia potrà avere l’efficacia probatoria di cui all’articolo 2712 del codice civile. Nel caso di rilascio di copia cartacea sarà altresì necessario verificare se i contenuti della pagina web possano essere oggetto di trasposizione su carta.

CERTIFICAZIONI DI EMAILS COMMERCIALI

Il nostro studio dispone delle tecnologie e del know-how necessario per potere certificare l’invio di emails ed il loro contenuto, anche quando il destinatario non disponga di una casella di PEC (Posta Elettronica Certificata).

Il servizio é particolarmente utile per le imprese che vogliono potere dimostrare di avere assolto ai propri obblighi di informazione e comunicazione nei confronti dei consumatori.

LEGISLAZIONE

Di seguito vengono segnalati gli enti che si occupano di digitalizzazione nei principali paesi europei:

ITALIA 

DigitPA  Ente Nazionale Per La Digitalizzazione Della Pubblica Amministrazione

GERMANIA

Bundesnetzagentur– Federal Network Agency for Electricity, Gas, Telecommunications, Post and Railway.

FRANCIA 

Direction Centrale de la Sécurité des Systèmes d’Information (DCSSI)

SPAGNA

Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información (SETSI)

Per approfondimenti: FESA, the Forum of European Supervisory Authorities for Electronic Signatures: http://www.fesa.eu/countries.html

Legislazione in materia di diritto dell’informatica

Comunità Europea

eInvoicing
Direttiva 2001/115/CE
Directive 2001/115/EC (English)
Firma elettronica
Decisione 2003/511/EC
Direttiva 1999/93/CE
Directive 1999/93/EC (English)
Commercio elettronico
Direttiva 2000/31/CE
Directive 2000/31/EC (English)
Norme e regolamentazioni tecniche
Testo coordinato direttive 1998/34/CE e 1998/48/CE (testo non ufficiale)
Direttiva 1998/48/CE
Direttiva 1998/34/CE
Tutela dei contratti a distanza
Direttiva 1997/7/CE
Tutela della Privacy
Direttiva 2002/58/CE
Direttiva 1997/66/CE
Direttiva 1995/46/CE
Telecomunicazioni
Direttiva 2002/19/CE (direttiva accesso)
Direttiva 2002/20/CE (direttiva autorizzazioni)
Direttiva 2002/21/CE (direttiva quadro)
Direttiva 2002/22/CE (direttiva servizio universale)
Decisione n. 676/2002/CE (decisione spettro radio)

Nazioni Unite
UNCITRAL Model Law on Electronic Commerce (English)

Italia
eInvoicing
D. Lgs. 20 febbraio 2004 n. 52
DM 23 gennaio 2004
DM 23 gennaio 2004 – UNOFFICIAL ENGLISH TRANSLATION
Circolare Agenzia delle Entrate 19 ottobre 2005
Posta elettronica certificata
DPR 11 febbraio 2005 n.68
Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata pubblicate in Gazzetta Ufficiale il 15 novembre 2005
Circolare 24 novembre 2005, n. CNIPA/CR/49
DPR 11 February 2005 n. 68 – Unofficial English translation
Technical Rules Draft 2005-05-12- Unofficial English Translation
Firma elettronica
D. Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 – Il nuovo codice della PA digitale
D.P.R. 7 aprile 2003 n. 137
D.Lgs. 23 gennaio 2002 n.10
D.Lgs. 23 gennaio 2002 n.10 (English unofficial translation)
Circolare AIPA 16 febbraio 2001 n. 27
DPR 28 dicembre 2000 n° 445_Testo Unico sulla P.A
DPCM 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico
Linee guida per l’interoperabilità dei certificatori
Circolare AIPA 19 giugno 2000 n° 24
DPCM 22 ottobre 1999 n.437
Circolare AIPA 26 luglio 1999 n° 22
DPCM 8 febbraio 1999
DPCM 8 febbraio 1999 (English)
DPR 10 novembre 1997 n° 513
DPR 10 novembre 1997 n° 513 (English)
Art. 15 Legge 15 marzo 1997 n° 59
Art. 15 Legge 15 marzo 1997 n° 59 (English)
Archiviazione ottica
Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004 n. 11: regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali – …..
Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004 n. 11: regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali – …..UNOFFICIAL ENGLISH TRANSLATION
Deliberazione AIPA 42/2001: regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico…
Deliberazione AIPA 30 luglio 1998: regole tecniche per l’uso dei supporti ottici
Tutela dei contratti a distanza 
D. Lgs 22 maggio 1999 n° 185
Tutela della Privacy
D. Lgs 30 giugno 2003 n. 196 – Codice in materia di protezione dei dati personali
Legge 31 dicembre 1996 n° 675 – old
Legge 31 dicembre 1996 n° 675 – old (English)

Austria
Signaturgesetz Austria 19_8_1999
Legge austriaca firma digitale 19_8_1999 (Italiano – traduzione non ufficiale)
Verordnung Austria 2_2_2000
Regolamento austriaco firma digitale 2_2_2000 (Italiano – traduzione non ufficiale)

Belgio
Loi fixant certaines régles relatives au cadre juridique pour les signatures électroniques et les services de certification

Danimarca
Lov om elektroniske signaturer n. 417 of 31 May 2001 (Danish)
Draft bill Act on Digital Signature of 16 February 1998 (English)

Francia
Projet de loi relatif au commerce électronique
Loi n. 2000_230 Droit de la preuve e signature électronique (Français)
Article 28 loi sur la reglementation des télécommunications 90 (Français)

Germania
German Digital Signature Law 21st May 2001(English – Unofficial version)
German Digital Signature Ordinance (English – Unofficial version)
Signatureverordnung neu (Deutsch)
Begründung Signatureverordnung neu (Deutsch)
German Digital Signature Law 1997 (English)
German Digital Signature Ordinance 1997 (English)

Irlanda
Electronic Commerce Bill (English)
Explanatory and financial memorandum (English)

Lussemburgo
Loi du 14 Aout 2000 relative au commerce électronique (Français)
Law of 14 August 2000 relating to electronic commerce (English)

Portogallo
Decree-Law 290-D/99 of the 2nd of August 1999 (English)

Slovenia
Electronic Commerce and Electronic Signature Act (English)

Svizzera
Ordonnance sur les services de certification électronique (Français)

Spagna
Real Decreto_Ley sobre la firma electrònica (Espanol)
Reglamento de acreditaciòn (Espanol)